「とりあえず、LINEグループをつくろうか。」
地域クラブが始まるとき、いちばん多い判断です。手軽で、ほとんどのご家庭が使っていて、すぐ始められます。
でも実は、半年後に困りごとが出てくるのは、このやり方です。学校の連絡網が使えない地域クラブでは、連絡の方法が、そのままクラブの運営のしやすさになります。
先に結論
- LINEグループは手軽ですが、個人のアカウントが見える・お知らせが流れる・出欠を数えるなどの悩みが出やすい
- 選ぶポイントは「連絡先が見えない」「LINEを使わない家庭にも届く」「出欠が自動で集まる」「担当が替わっても引き継げる」の4つ
- 緊急時の連絡体制は、認定地域クラブ活動でも求められる大事なこと
- 今の連絡方法をやめなくても、お知らせと出欠だけ先に移すことから始められます
地域クラブで、連絡がむずかしくなる理由
- いろいろな学校から子どもが集まる
学校ごとの連絡網や、学校の連絡の仕組みは使えません。 - 関わる人の立場がさまざま
運営する方、指導者、保護者、学校など、連絡する相手も内容も増えます。 - 担当の方が毎年替わる
連絡先や、これまでのやり取りの引き継ぎが課題になります。 - 安全に関わる連絡がある
けがをしたときや、天気で中止するときなど、確実に届けたい連絡があります。
LINEグループ、半年後に起きがちなこと
こんな場面、ありませんか？
練習の中止を、グループに連絡。数時間後、「中止って、見ていませんでした」と数人から問い合わせ。大事なお知らせは、世間話の下に流れていました。さらに、出席の返事をひとつずつ数えて、名簿に書き写す。人が入れ替わるたびに、招待と退出。
LINEグループには、良いところがあります。多くのご家庭が使っていて、すぐに始められること。でも、クラブの正式な連絡手段にするなら、次の点に気をつけたいところです。
- 参加している保護者どうしで、個人のLINEアカウントが見えてしまう
- 大事なお知らせが、ほかのやり取りに埋もれて流れてしまう
- 「出席します」の返信を、担当の方が一つずつ数えて集計することになる
- 卒業や退会のたびに、退出や新しい方の招待が必要になる
- LINEを使っていないご家庭には、別の方法で連絡しなければならない
メールは？アプリは？連絡方法を比べてみる
| 連絡方法 | 始めやすさ | 個人情報 | 出欠の集計 | 担当交代のとき |
|---|---|---|---|---|
| 個人のLINEグループ | すぐ始められる | 参加者どうしでアカウントが見える | 手作業で数える | グループの管理役を引き継ぐ |
| メールの一斉送信 | アドレスを集めれば始められる | 設定ミスで全員のアドレスが見えることも | 返信を手作業で集計 | アドレス帳を引き継ぐ |
| 連絡用のアプリ | 保護者の登録が必要 | 運営側だけが連絡先を管理できるものが多い | アプリによっては自動 | 管理の権限を移すだけ |
| 団体運営アプリ | 保護者の登録が必要 | 運営側だけが連絡先を管理 | 自動で集計 | 名簿・会費・記録ごと引き継げる |
メールの「宛先」に注意
メールは誰でも使えるのが良いところ。一方で、迷惑メールのフォルダに入ってしまうことがあります。また、宛先を「BCC」ではなく「宛先（To）」や「CC」に入れて送ってしまうと、受け取った全員に、ほかの方のメールアドレスが見えてしまいます。一斉送信のときは、くれぐれもご注意ください。
選ぶときの6つのチェックリスト
- 保護者どうしで、個人の連絡先が見えない
- LINEを使わないご家庭にも、同じお知らせが届く
- 学年別・学校別など、必要な方だけに送り分けられる
- 出欠の返事が、自動で集計される
- 担当が替わっても、名簿とこれまでの連絡を引き継げる
- いざというとき、全員にすぐ連絡できる
個人情報の扱いで気をつけること
保護者や子どものお名前、連絡先、緊急連絡先などは、大切な個人情報です。
2017年5月に全面施行された改正個人情報保護法で、それまで対象外だった、扱う人数が少ない団体も法律の対象になりました。名簿を活動に使っていれば、自治会や同窓会のような営利目的ではない団体も対象です。地域クラブやPTAも例外ではないと考えておきましょう。
（出典：個人情報保護委員会「よくある質問（個人向け）」、個人情報保護委員会「自治会・同窓会向け 会員名簿を作るときの注意事項」）
むずかしく考えすぎなくて大丈夫です。まずは、次の4つを心がけましょう。
- 何のために集めるのかを伝える
「連絡と、いざというときの対応のため」など、使い道を入会のときにお伝えします。 - 必要なものだけを集める
使わない情報は、はじめから集めないようにします。 - 名簿を見られる人を決める
役員など、必要な方だけが見られるようにします。 - 辞めた方の情報は整理する
使わなくなった連絡先は、削除しましょう。
いざというときの連絡体制を決めておく
市区町村が地域クラブを認める「認定地域クラブ活動」の仕組みでは、安全を守る体制として、緊急時の連絡体制や、誰が責任を持つのかをはっきりさせておくことが求められています。
（出典：文部科学省「部活動改革及び地域クラブ活動の推進等に関する総合的なガイドライン」）
最低限、決めておきたい4つ
- 子どもごとの緊急連絡先（保護者の電話番号など）と、アレルギーや持病など必要な情報
- けがや事故のとき、誰が・誰に・どの順番で連絡するか
- 天気などで中止するとき、誰が決めて・いつまでに連絡するか
- 子どもが活動場所に着いたことを、保護者の方が確かめられる方法
これらを決めて、保護者の方や指導者と共有しておきましょう。
手作業から Clan に移すと、何が変わる？
LINEグループやメールで感じる悩みは、「連絡を送る」ことと「返事を集める」ことが、別々の手作業になっているところから生まれます。団体運営アプリ「Clan（クラン）」なら、この2つがひとつにつながります。
| 今までのやり方（LINEグループなど） | Clan に移すと | |
|---|---|---|
| 個人の連絡先 | 保護者どうしでアカウントが見えることがある | 個人の連絡先を交換しなくても、お知らせを届けられる |
| お知らせの届き方 | 会話に埋もれて流れてしまう | 公式LINEを友だち追加すれば、ふだんのLINEに届く（スタンダードプラン以上）。LINEを使わない方にはメールで届く |
| 送り分け | 学年ごとにグループを分けて作る | 学年や学校などのグループごとに、送り先を分けられる |
| 出欠の集計 | 返事を一つずつ数える | 自動で集計。まだ返事のない方もすぐ分かる |
| 緊急連絡先・アレルギー | 別の紙やExcelで管理 | 名簿に項目を追加して、まとめて管理 |
| 到着の確認 | 子どもに連絡させる | 活動場所でQRコードを読み取ると、保護者の方へ「着きました」のメールを自動で送れる（マックスプランは標準、スタンダードプランはオプション） |
| 担当が替わるとき | グループの管理役を引き継ぐ | 管理の権限を移すだけで、名簿・会費・記録ごと引き継げる |
「全員がアプリを入れる」必要はありません
Clan はブラウザで開くだけで使えます。保護者の方に、アプリのインストールをお願いする必要はありません。団体から招待URLを共有するだけで、学校に関係なく、ひとつの名簿に参加できます。
最初の一歩は、小さくて大丈夫です
「LINEグループをやめて、全員にお願いするのは大変そう…」と感じる方も多いと思います。大丈夫です。最初は、今の連絡方法を残したままで始められます。
- 今日：上のチェックリストで、今の連絡方法を見直す（5分でできます）
- 今月：緊急連絡先と、連絡の順番を決めて共有する
- 来月：お知らせと出欠だけ、Clan で試してみる（LINEグループはそのまま使えます）
Clan は、10名までフリープラン（月額0円）で、クレジットカードの登録なしで、会費集金・名簿管理・QRコード出欠をお使いいただけます。LINEとの連携はスタンダードプランからで、14日間無料でお試しいただけます。
会費の決め方・集め方は「地域クラブの会費は月いくら？国の目安と、無理のない決め方・集め方」、地域クラブでの使い方は「部活動の地域移行・地域クラブの方へ」でご紹介しています。